Noviembre 20 de 2017

PINAR

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR 2014 - 2015

 

 

MARCO JURÍDICO

Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales tal como dispone la Constitución Política de Colombia en su Artículo 8.

EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, de acuerdo con el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, tiene como función fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopta el Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999.

De conformidad con la Ley 594 De 2000 - Ley General de Archivos en Colombia, es obligación de las entidades públicas la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística, igualmente es responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

La Ley 594 de 2000, establece que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la “información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia”. Así de acuerdo con la Ley, las Entidades públicas deberán elaborar PROGRAMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS, contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

El Archivo General de la Nación en el desarrollo de la Ley 594 de 2000, la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 2609 de 2012, elaboró el “Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos - PINAR como herramienta que servirá de base para la formulación, aprobación, seguimiento y control del PINAR”.

MARCO TEÓRICO

La Ley 594 de 2000 define la Gestión Documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. En consecuencia, la Gestión Documental es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los Procesos de la Gestión Documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

Un Sistema Integral de Gestión de Documentos se ocupa de todo lo que sucede a los documentos de una entidad u organización a través de su ciclo vital, es decir desde su nacimiento pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas funciones hasta su destino final que puede ser la eliminación una vez cumplida su finalidad administrativa o la incorporación en el archivo histórico si posee valores que justifiquen su conservación.

PINAR. “Para orientar a las entidades sobre el desarrollo de la función archivística, el Decreto 2609 de 2012, establece en el Artículo 8 “Instrumentos Archivísticos” el Plan Institucional de Archivos - PINAR, el cual es un instrumento que permitirá planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos, la función archivística de acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades”. “Se resalta su importancia como soporte a la planeación estratégica en los aspectos archivísticos de orden normativo, administrativo, económico, técnico y tecnológico; toda vez que los archivos contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública; y por lo mismo; las entidades deben asegurarse de que existan procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de los mismos”. AGN, 2014.

JUSTIFICACIÓN

El Archivo General de la Nación de Colombia mediante el Sistema Nacional de Archivos con el apoyo de la Contraloría General de la República propende porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos archivísticos, estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de planes y programas de gestión documental que contribuyan a la racionalización del uso de recursos, destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos.

De igual forma el Archivo General de la Nación y la Contraloría velarán por el cumplimiento de las normas archivísticas, cuya observancia redunda en la adecuada organización, conservación, uso y acceso de la información.

GESTIÓN DOCUMENTAL CPSM

La Caja de Previsión Social Municipal de Bucaramanga - CPSM es un ente público, creado mediante ACUERDO MUNICIPAL No. 042 DEL 22 DE NOVIEMBRE DE 1938, es la entidad más antigua del Municipio de Bucaramanga y como tal posee documentación de valor primario que es soporte para la expedición de certificados para trámites pensionales que a diario se adelantan en las entidades municipales y que finalmente se traduce en compromisos de índole económico que no solo afectan las finanzas municipales sino que vincula penal, disciplinaria y fiscalmente  a quien debe expedirlos.

Actualmente tiene como MISIÓN administrar eficientemente las cesantías del régimen de retroactividad de los empleados y trabajadores del Municipio de Bucaramanga y sus entes descentralizados afiliados, buscando plenitud en la satisfacción de sus necesidades mediante un excelente esquema de servicio y la filosofía de mejora continua, dentro de los alcances misionales y estratégicos de la entidad  y optimizar el recaudo de Estampillas de Previsión Social Municipal.

La Caja de Previsión Social Municipal de Bucaramanga - CPSM como ente público, en cumplimiento de la normatividad archivística que regula las entidades públicas en nuestro país y los lineamientos y directrices establecidos por el Archivo General de la Nación, ha evidenciado el interés de PROTEGER SU PATRIMONIO HISTÓRICO DOCUMENTAL A TRAVÉS DE UN SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS que se ocupe de todo lo que sucede a los documentos a través de su ciclo vital, es decir desde su nacimiento pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas funciones hasta su destino final que puede ser la eliminación una vez cumplida su finalidad administrativa o la incorporación en el archivo histórico si posee valores que justifiquen su conservación.

Para el presente propósito, a partir del segundo semestre de 2014 la entidad analizó y evaluó estrategias tendientes principalmente a lograr la planeación, implementación y ejecución de un PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS INTEGRAL PINAR, formulado y estructurado con base en la metodología y lineamientos definidos por el Archivo General de la Nación como herramienta o instrumento archivístico que permite planear, analizar, evaluar y hacer seguimiento a la gestión documental de la entidad.

El “PINAR DE LA CAJA” se fundamenta en el ESTUDIO TÉCNICO formulado y elaborado para definir la estrategia de planeación de la gestión documental de entidad, implementando el PINAR como INSTRUMENTO ARCHIVISTICO mediante el cual se promueve el fortalecimiento institucional y el desarrollo de acciones que garantizan la administración documental, modernización y mejora continua de la gestión de archivos y su sincronización con el Sistema de Gestión de Calidad en su Proceso de Gestión Documental liderado por la Dirección General a través de la Subdirección Administrativa.

ESTRUCTURA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR 2014 - 2015

EL Plan Institucional de Archivos PINAR de la Caja de Previsión Social Municipal de Bucaramanga fue estructurado e implementado desde el segundo semestre del año 2014; resultado de un proceso coordinado, dinámico y multidisciplinario generado al interior de la entidad y se consolida como el instrumento para la planeación de la función archivística de LA CAJA, permite realizar análisis y evaluación técnica de los aspectos críticos de la gestión documental en la entidad, sincronizado con los ejes articuladores de la función archivística, obteniendo resultados que permiten tomar decisiones, contemplar y evaluar alternativas de solución a la problemática presentada y planificar acciones, y/o proyectos a ejecutarse en materia de gestión documental a corto, mediano y largo plazo.

El PINAR se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad; conforme los principios, lineamientos y normativas vigentes que regulan las entidades públicas en materia de archivo.

FINALIDAD - OBJETIVO GENERAL

Contribuir a la administración, conservación y preservación del patrimonio documental de  La Caja de Previsión Social Municipal de Bucaramanga, a través de la estructuración, implementación y ejecución del Plan Institucional de Archivos - PINAR para cada vigencia y la aplicación de nuevas tecnologías de la información, con base en los lineamientos y normativas vigentes del Archivo General de la Nación y la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos en Colombia”.

ALCANCE

Estructurar, implementar y ejecutar el Plan Institucional de Archivos - PINAR  para cada vigencia en La Caja de Previsión Social Municipal de Bucaramanga, planificando las acciones, programas y/o proyectos a ejecutarse  en materia de gestión documental, garantizando los recursos y elementos requeridos para su cumplimiento.

OBJETIVOS DEL PINAR

El ESTUDIO TÉCNICO realizado contiene el desarrollo de la metodología aplicada para estructurar el Plan Institucional de Archivos - PINAR de LA CAJA y contempla principalmente los siguientes aspectos:

  • Descripción Plan Institucional de Archivos
  • Contexto
  • Aspectos Críticos en la Gestión Documental
  • Riesgos
  • Análisis y Evaluación de Prioridades
  • Política Aspectos Críticos/Ejes Articuladores/Tabla de Evaluación de Impacto
  • Objetivos
  • Programas/Proyectos del PINAR
  • Mapa de Ruta del PINAR
  • Presupuesto:

          Recurso Humano/Personal

          Equipos y Suministros

          Insumos y Materiales

  • Cronograma de Ejecución de Actividades
  • Plan de Mejoramiento Archivístico

PROGRAMAS Y/O PROYECTOS DEL PINAR

El Plan Institucional de Archivos - PINAR, plantea la planificación, desarrollo y ejecución de tres importantes programas y/o proyectos en la entidad a partir del segundo semestre del año 2014:

PGD              PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 

PINYOTAR    PROYECTO DE INTERVENCIÓN Y ORGANIZACIÓN TÉCNICA DEL ARCHIVO

PDD              PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD

EL PGD permite planificar las actividades a desarrollar para estructurar e implementar un Programa de Gestión Documental - PGD que permita regular y normalizar los Procesos Archivísticos en La Caja de Previsión Social Municipal de Bucaramanga - CPSM desde su creación y/o recepción hasta su disposición final y contempla adicionalmente la revisión, actualización y/o documentación de las acciones y procedimientos relacionados con la gestión documental en la entidad a través del Proceso de Gestión Documental del Sistema de Gestión de Calidad de La Caja.

PROYECTO DE INTERVENCIÓN Y ORGANIZACIÓN TÉCNICA DEL ARCHIVO - PINYOTAR

El PINYOTAR, permite planificar las acciones, actividades, metas y responsables de dar cumplimiento a los lineamientos y procedimientos definidos en las Tablas de Retención Documental - TRD y Tabla de Valoración Documental - TVD adoptadas por la CAJA, aplicables al archivo generado por las dependencias de la entidad desde su creación (Año 1938) que no han culminado su tratamiento técnico, asegurando la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos públicos.

En desarrollo del proyecto se realizará selección y valoración de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental, garantizando la correcta administración, gestión, organización y conservación del patrimonio documental de la entidad que tiene como finalidad la conformación del ARCHIVO DE GESTIÓN, CENTRAL E HISTÓRICO DE LA CAJA.

PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL - PDD

El PDD permite dar cumplimiento a los lineamientos y procedimientos de retención y disposición final  de documentos definidos en las TRD y TVD adoptadas por LA CAJA, aplicable a las series documentales del archivo generadas por las dependencias de la entidad desde su creación (Año 1938) seleccionadas por su importancia, valores primarios y secundarios, frecuencia de consulta y que ameritan ser involucradas en el PROCESO DE DIGITALIZACIÓN CON FINES ARCHIVÍSTICOS.

El proceso de digitalización documental se desarrollará a través del SISTEMA DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS “GMA_ECO - MODULO DE ARCHIVO” definido por la entidad, GARANTIZANDO  LA ADMINISTRACIÓN, CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y OPTIMIZANDO EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PARA SATISFACER LAS NECESIDADES DE CONSULTA DE LOS USUARIOS DE LA ENTIDAD.

EL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR estructurado e implementado consolida el desarrollo y ejecución de programas y/o proyectos que dan continuidad y sostenibilidad a la administración y organización técnica del archivo de LA CAJAaplicando los criterios normativos en cada uno de los procesos archivísticos y promoviendo acciones que aseguran la organización, conservación y preservación documental y el uso y aplicación de las tecnologías de la información a través de la implementación de un SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EFICIENTE, EXPEDITO Y MODERNO, que sin duda contribuye a satisfacer las necesidades de acceso a la información y consulta de nuestros usuarios.

 

VALORACIÓN DOCUMENTAL POR SERIES DOCUMENTALES

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

 

El PINAR contempla la conformación de un EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO que permita garantizar la estructuración, implementación, ejecución y cumplimiento de los objetivos y metas propuestos y la optimización y calidad de los resultados del Plan Institucional de Archivos de LA CAJA.